📘 İngilizce kursu: tüm üniteler

B1 · Ünite 9: Resmî e-posta (Formal emails)

Resmî yazışma kalıpları · I am writing to… · I look forward to…

Metin: Three emails to a language school

Bursalı eczacı Zehra Kaya, Kanada'daki (kurgusal) Lakeside Language School'un yaz kursuna katılmak istiyor. Önce bilgi isteyen bir e-posta yazıyor, okulun kayıt sorumlusu Helen Price cevap veriyor, Zehra da kısa bir e-postayla yerini ayırtıyor. Metin satır satır e-posta bölümlerinden oluşuyor; hitaplara, ilk cümlelere, rica kalıplarına ve kapanışlara dikkat edin.

Zehra Kaya: Subject: Inquiry about the summer English course
Konu: Yaz İngilizce kursu hakkında bilgi talebi

Zehra Kaya: Dear Sir or Madam,
Sayın Yetkili,

Zehra Kaya: I am writing to inquire about your four-week summer English course for adults.
Yetişkinlere yönelik dört haftalık yaz İngilizce kursunuz hakkında bilgi almak için yazıyorum.

Zehra Kaya: My name is Zehra Kaya, and I am a pharmacist from Bursa, Turkey. I would like to improve my English for my work.
Adım Zehra Kaya; Türkiye'nin Bursa şehrinden bir eczacıyım. İşim için İngilizcemi geliştirmek istiyorum.

Zehra Kaya: I would be grateful if you could send me some information about the course dates and fees.
Kurs tarihleri ve ücretleri hakkında bilgi gönderebilirseniz minnettar olurum.

Zehra Kaya: I would also like to know whether accommodation with a host family is available.
Ayrıca bir aile yanında konaklama imkânı olup olmadığını öğrenmek istiyorum.

Zehra Kaya: Could you please tell me if there is a placement test before the course starts?
Kurs başlamadan önce bir seviye tespit sınavı olup olmadığını söyleyebilir misiniz?

Zehra Kaya: Thank you in advance for your help. I look forward to hearing from you.
Yardımınız için şimdiden teşekkür ederim. Cevabınızı bekliyorum.

Zehra Kaya: Yours faithfully, Zehra Kaya
Saygılarımla, Zehra Kaya

Helen Price: Subject: RE: Inquiry about the summer English course
Konu: YNT: Yaz İngilizce kursu hakkında bilgi talebi

Helen Price: Dear Ms. Kaya,
Sayın Kaya Hanım,

Helen Price: Thank you for your email and for your interest in Lakeside Language School.
E-postanız ve Lakeside Language School'a gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz.

Helen Price: Our next summer course runs from July 6 to July 31. Please find attached our brochure with full details of the fees.
Bir sonraki yaz kursumuz 6 Temmuz–31 Temmuz tarihleri arasında yapılacak. Ücretlerin tüm ayrıntılarını içeren broşürümüz ektedir.

Helen Price: Regarding accommodation, I am happy to inform you that host family places are still available.
Konaklama konusunda, aile yanında hâlâ yer bulunduğunu bildirmekten memnuniyet duyarım.

Helen Price: All students take a short online placement test before the course. You will find the link below.
Tüm öğrenciler kurstan önce kısa bir çevrim içi seviye tespit sınavına giriyor. Bağlantıyı aşağıda bulabilirsiniz.

Helen Price: If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Başka sorularınız olursa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Helen Price: Best regards, Helen Price, Admissions Officer
Saygılarımla, Helen Price, Kayıt Sorumlusu

Zehra Kaya: Dear Ms. Price, thank you very much for your quick reply and for the brochure.
Sayın Price, hızlı cevabınız ve broşür için çok teşekkür ederim.

Zehra Kaya: I apologize for the delay in completing the test. I have now finished it, and I would like to book a place on the July course.
Sınavı tamamlamakta geciktiğim için özür dilerim. Artık bitirdim ve temmuz kursunda bir yer ayırtmak istiyorum.

Zehra Kaya: I look forward to receiving your confirmation. Kind regards, Zehra Kaya
Onayınızı bekliyorum. Saygılarımla, Zehra Kaya

Dilbilgisi

Hitap ve kapanış: Dear… / Kind regards

Türkçede “Sayın Yetkili”, “Sayın Kaya Hanım”, “Saygılarımla” deriz. İngilizcede resmî e-posta neredeyse her zaman Dear ile başlar; Dear burada “sevgili” değil, “sayın” anlamındadır. Hitaptan sonra virgül konur ve metin yeni satırda büyük harfle başlar. Ad biliniyorsa unvan + soyadı kullanılır.

• Dear Sir or Madam, I am writing to inquire about your course. — Sayın Yetkili, kursunuz hakkında bilgi almak için yazıyorum.
• Dear Ms. Kaya, Thank you for your email. — Sayın Kaya Hanım, e-postanız için teşekkür ederiz.
• Kind regards, Zehra Kaya — Saygılarımla, Zehra Kaya

💡 Kadınlar için en güvenli unvan Ms. (“miz”) sözüdür; medeni durumu belirtmez. Mrs. evli, Miss bekâr kadın içindir ve günümüzde resmî yazışmada pek tercih edilmez. Amerikan yazımında Mr., Ms., Dr. noktalı; İngiliz yazımında genellikle noktasız (Mr, Ms) yazılır.

⚠️ Türklerin tipik hatası 1: “Sayın”ı birebir çevirmek ve ön adı unvanla kullanmak. Respected Sir, ✗ Dear Mr. Mark, ✗ Dear Mrs. Helen, ✗ → Dear Sir or Madam, ✓ Dear Mr. Collins, ✓ Dear Ms. Price, ✓ Unvan (Mr., Ms., Dr.) soyadla, Dear Helen gibi hitap ise unvansız ön adla kullanılır.

⚠️ Türklerin tipik hatası 2: “Hocam” anlamında Dear Teacher, ✗ ya da Hello Professor, ✗ diye yazmak. İngilizcede meslek adı hitap olmaz: Dear Professor Lee, ✓ Dear Dr. Collins, ✓ Kapanışta da Yours faithfullyi adı bildiğiniz birine yazmayın; o durumda Yours sincerely ya da Kind regards ✓

Amaç cümlesi: I am writing to… / regarding… / in response to…

Türkçe resmî yazılarda çoğu zaman önce kendimizi uzun uzun tanıtırız. İngilizce e-postada ise ilk cümle e-postanın amacını söyler. En yaygın kalıp I am writing to + fiildir; ardından gelen fiil amacın kendisidir. Amaç bir isimle de verilebilir: I am writing about / regarding + isim.

• I am writing to complain about the delay in my delivery. — Teslimatımdaki gecikmeyle ilgili şikâyette bulunmak için yazıyorum.
• I am writing to ask whether the course is still available. — Kursun hâlâ mevcut olup olmadığını sormak için yazıyorum.
• Thank you for sending the brochure so quickly. — Broşürü bu kadar çabuk gönderdiğiniz için teşekkür ederim.

💡 Bir cevap e-postası genellikle teşekkürle başlar: Thank you for your email. / Thank you for your interest in… Konu satırını boş bırakmayın; kısa ve açık yazın: Subject: Inquiry about the summer course. Cevaplarda RE: otomatik eklenir.

⚠️ Türklerin tipik hatası: “…mak için yazıyorum” yapısını for ile kurmak. I am writing for asking information. ✗ I write you for inform. ✗ → I am writing to ask for information. ✓ I am writing to inform you that… ✓ Amaç to + fiil ile verilir; for + -ing amaç bildirmez. Ayrıca I am writing about to… ✗ gibi iki kalıbı birleştirmeyin.

Kibar rica ve dolaylı soru

Resmî yazışmada istek doğrudan değil, yumuşatılarak söylenir. Türkçede “Gönderir misiniz?” yerine “Gönderebilirseniz sevinirim” dememiz gibi, İngilizcede de I want yerine I would like, Send me yerine Could you please send me…? ya da daha da kibar I would be grateful if you could… kullanılır.

Bilgi sorarken resmî yazıda çoğu zaman dolaylı soru kullanılır: Could you tell me…, I would like to know… Dolaylı soruda soru sözcüğünden sonra düz cümle sırası gelir (özne + fiil); do / does / did kullanılmaz. Evet/hayır sorularında if ya da whether eklenir.

• When does the course start? → Could you tell me when the course starts? — Kurs ne zaman başlıyor? → Kursun ne zaman başladığını söyleyebilir misiniz?
• How much is the fee? → I would like to know how much the fee is. — Ücret ne kadar? → Ücretin ne kadar olduğunu öğrenmek istiyorum.
• Is there a placement test? → Could you tell me if there is a placement test? — Seviye sınavı var mı? → Seviye sınavı olup olmadığını söyleyebilir misiniz?

⚠️ Türklerin tipik hatası: dolaylı soruda soru sırasını korumak. Could you tell me when does the course start? ✗ I would like to know how much is the fee. ✗ Can you tell me is there a test? ✗ → Could you tell me when the course starts? ✓ I would like to know how much the fee is. ✓ Could you tell me if there is a test? ✓

I look forward to hearing from you

Resmî e-postaların en tipik son cümlesi I look forward to hearing from you. kalıbıdır: “Cevabınızı bekliyorum / Sizden haber bekliyorum.” Buradaki to, mastar eki değil, bir edattır. Bu yüzden ardından fiil gelirse -ing biçimi, ya da doğrudan bir isim gelir.

• I look forward to working with you. — Sizinle çalışmayı dört gözle bekliyorum.
• We look forward to welcoming you to our school. — Sizi okulumuzda ağırlamayı dört gözle bekliyoruz.

💡 Aynı “edat to” şu kalıplarda da vardır ve ardından -ing ister: be used to doing (yapmaya alışkın olmak), get used to doing (yapmaya alışmak), object to doing (yapmaya itiraz etmek). Basit kontrol: todan sonra bir isim (your reply) koyabiliyorsanız, fiil de -ing olur.

⚠️ Türklerin tipik hatası 1: todan sonra yalın fiil kullanmak. I look forward to hear from you. ✗ I look forward to receive your answer. ✗ → I look forward to hearing from you. ✓ I look forward to receiving your answer. ✓

⚠️ Türklerin tipik hatası 2: “Cevabınızı bekliyorum” cümlesini kelimesi kelimesine çevirmek. I'm waiting your answer. ✗ I wait your reply. ✗ Bu hem dilbilgisi olarak yanlış (wait for gerekir) hem de sabırsız ve emir gibi duyulur. Resmî e-postada doğrusu: I look forward to hearing from you. ✓

Resmî üslup: kısaltmasız yazım ve resmî sözler

Resmî e-postada günlük konuşmanın kısaltmaları (I'm, don't, can't) genellikle açık yazılır: I am, do not, cannot. Ayrıca bazı günlük sözlerin daha resmî karşılıkları tercih edilir. Hepsini birden kullanmak gerekmez; birkaç resmî söz metne doğru tonu verir.

• I don't need a room. → I do not require accommodation. — Odaya ihtiyacım yok. → Konaklama talep etmiyorum.
• Can you help me? → I would be grateful if you could assist me. — Bana yardım eder misiniz? → Bana yardımcı olabilirseniz minnettar olurum.

💡 Resmî üslup “soğuk” demek değildir. Thank you very much, I am happy to…, I would be delighted to… gibi sözler resmî metni sıcak tutar. Ünlem işaretinden (!) ve tamamen büyük harfle yazmaktan (bağırmak gibi algılanır) kaçının.

⚠️ Türklerin tipik hatası: inform ve explain gibi fiillerde nesneyi düşürmek ya da yanlış yere koymak. I would like to inform that the meeting is canceled. ✗ Please explain me the rules. ✗ → I would like to inform you that… ✓ Please explain the rules to me. ✓ Bir de resmî sanılan Kindly send me… kalıbı birçok okura emir gibi gelir; Could you please send me… ✓ daha güvenlidir.

Ek, özür ve kapanış kalıpları

E-postanın gövdesinde ve sonunda tekrar tekrar kullanılan sabit kalıplar vardır. Bunları birer “yapı taşı” olarak ezberlemek, her e-postayı sıfırdan düşünmekten çok daha verimlidir.

• Please find attached my CV and a copy of my diploma. — Özgeçmişim ve diplomamın bir kopyası ektedir.
• I apologize for the late reply. I was away from the office last week. — Geç cevap için özür dilerim. Geçen hafta ofis dışındaydım.
• Please let me know if you need any further information. — Başka bir bilgiye ihtiyacınız olursa lütfen bana bildirin.

💡 E-postayı göndermeden önce kontrol edin: (1) Konu satırı açık mı? (2) İlk cümle amacı söylüyor mu? (3) Her paragraf tek bir konuyu mu anlatıyor? (4) Ek gerçekten eklendi mi? (5) Hitap ve kapanış birbirine uygun mu (Dear Sir or Madam → Yours faithfully)?

⚠️ Türklerin tipik hatası: Türkçedeki “Kolay gelsin”, “İyi çalışmalar” kapanışlarını çevirmek. Good works. ✗ Have a good work. ✗ Easy come. ✗ İngilizcede bu kalıpların karşılığı yoktur; e-postayı Kind regards, ✓ Best regards, ✓ ile bitirin, isterseniz öncesine Have a nice day. ✓ ya da Thank you for your time. ✓ ekleyin. “Ekte sunulmuştur” için The attachment is presented. ✗ değil, Please find attached… ✓

Kelimeler

• inquire (about)
  in-KWAYR
  (…hakkında) bilgi istemek, sormak
• regarding
  
  …ile ilgili olarak, …konusunda
• in response to
  
  …e cevaben
• subject
  
  ders, alan, branş
• attach
  
  eklemek (dosya)
• Please find attached…
  
  …ektedir, ekte sunulmuştur
• brochure
  brou-ŞUR
  broşür
• accommodation
  ı-ka-mı-DEY-şın
  konaklama, kalacak yer
• host family
  HOUST FE-mı-li
  ev sahibi aile (yanında kalınan aile)
• placement test
  
  seviye tespit sınavı
• available
  ı-VEY-lı-bıl
  müsait
• fee
  
  ücret (hizmet, kurs, kayıt)
• confirmation
  
  onay
• book
  BUK
  kitap
• apologize (for)
  ı-PA-lı-cayz
  (…için) özür dilemek
• delay
  di-LEY
  rötar, gecikme; geciktirmek
• hesitate
  HE-zı-teyt
  tereddüt etmek, çekinmek
• further
  FÖR-dır
  ek, başka, daha fazla
• in advance
  
  önceden, şimdiden
• grateful
  
  minnettar
• require
  
  gerektirmek, ihtiyaç duymak (resmî)
• receive
  ri-SİV
  almak (gelen bir şeyi)
• inform
  
  bilgilendirmek, bildirmek
• assist
  
  yardımcı olmak (resmî)
• request
  
  rica, talep; talep etmek
• reply
  
  cevap vermek, yanıtlamak
• Yours sincerely / Yours faithfully
  
  Saygılarımla (İngiliz kullanımı)
• Kind regards / Best regards
  
  Saygılarımla, iyi dileklerimle
• Admissions Officer
  
  kayıt (kabul) sorumlusu

🕊️ Dilmaçım ile ücretsiz İngilizce öğren →